AI w dziale zakupów – analiza ofert, cenników i korespondencja z dostawcami
16 h (2 dni po 8 h) · stacjonarna/zdalna (tryb ustalany z klientem; zalecana forma stacjonarna ze względu na warsztatowy charakter zajęć i pracę na dokumentach uczestników) · 1 900,00 zł/os. przed dofinansowaniem · szkolenie zgodne ze standardem BUR — kartę usługi rejestrujemy przy starcie grupy
O szkoleniu
Działy zakupów i zamówień codziennie przetwarzają dziesiątki ofert, cenników i wiadomości e-mail od dostawców – w różnych formatach, układach i jednostkach miar. Ręczne porównywanie warunków cenowych, terminów dostaw i zapisów ofertowych zajmuje godziny, sprzyja pomyłkom i utrudnia szybkie reagowanie na zmiany rynkowe. Firmy oczekują dziś od kupców i specjalistów ds. zamówień szybszej pracy przy zachowaniu tej samej – lub lepszej – jakości decyzji zakupowych.
Podczas szkolenia uczestnicy nauczą się wykorzystywać narzędzia generatywnej AI (typu ChatGPT, Copilot) do wyciągania danych z ofert i cenników w PDF, Excelu i e-mailach, budowania czytelnych zestawień porównawczych wielu dostawców, formułowania promptów do wykrywania rozbieżności i nietypowych zapisów oraz redagowania korespondencji handlowej – zapytań ofertowych, negocjacji, reklamacji i przypomnień. Nauczą się też, jak weryfikować wyniki AI, aby nie polegać bezkrytycznie na błędnych podpowiedziach (tzw. halucynacjach), oraz jak zbudować własną bibliotekę promptów do zadań powtarzalnych w codziennej pracy.
Szkolenie ma charakter warsztatowy – większość ćwiczeń wykonywana jest na rzeczywistych (lub zanonimizowanych) dokumentach uczestników: cennikach, ofertach i przykładach korespondencji z ich branży. Każdy uczestnik pracuje na własnym laptopie i wychodzi z zajęć z gotowymi szablonami promptów oraz wypracowanym zestawieniem porównawczym ofert, które może od razu zastosować w swojej pracy.
Program
Dzień 1 8 h:
- Moduł 1: Generatywna AI w procesach zakupowych – możliwości, ograniczenia i zasady bezpieczeństwa danych 2 h – E7, E8
- Moduł 2: Ekstrakcja i porządkowanie danych z ofert i cenników dostawców (PDF, Excel, e-mail) przy użyciu AI 2 h – E1
- Moduł 3: Warsztat: budowanie zestawień porównawczych ofert wielu dostawców na dokumentach uczestników 2 h – E2, E3
- Moduł 4: Weryfikacja wyników AI i identyfikacja błędów (halucynacji) w analizie cenowej 2 h – E5
Dzień 2 8 h:
- Moduł 5: AI w korespondencji z dostawcami – redagowanie zapytań ofertowych i pism negocjacyjnych 2 h – E4
- Moduł 6: AI w obsłudze reklamacji, przypomnień i trudnej korespondencji z dostawcami 2 h – E4, E7
- Moduł 7: Budowa własnej biblioteki promptów i szablonów wielokrotnego użytku dla działu zakupów 2 h – E6
- Moduł 8: Warsztat podsumowujący – studium przypadku, dobór narzędzi AI do zadań zakupowych, test zaliczeniowy i zadanie praktyczne 2 h – E8, walidacja
Dla kogo
Specjaliści i starsi specjaliści ds. zakupów, kupcy, referenci ds. zamówień, kierownicy i koordynatorzy działów zakupów oraz pracownicy logistyki/łańcucha dostaw odpowiedzialni za zamawianie towarów i usług, zatrudnieni w firmach produkcyjnych, handlowych i dystrybucyjnych z sektora MŚP.
Efekty uczenia się (standard BUR)
- Wykorzystuje narzędzia AI do ekstrakcji i porządkowania danych z ofert oraz cenników dostawców w formatach PDF, Excel i e-mail.
- Tworzy zestawienia porównawcze ofert wielu dostawców z wykorzystaniem AI, uwzględniając cenę, warunki płatności i terminy dostawy.
- Formułuje prompty umożliwiające automatyczne wykrywanie rozbieżności i nietypowych zapisów w cennikach i ofertach.
- Redaguje z pomocą AI korespondencję handlową z dostawcami, w tym zapytania ofertowe, pisma negocjacyjne, reklamacje i przypomnienia.
- Weryfikuje poprawność wyników generowanych przez AI poprzez porównanie z danymi źródłowymi, identyfikując przypadki halucynacji.
- Projektuje szablony promptów wielokrotnego użytku dostosowane do powtarzalnych zadań działu zakupów.
- Stosuje zasady bezpieczeństwa danych i poufności informacji handlowych podczas pracy z narzędziami AI.
- Ocenia przydatność różnych narzędzi AI do konkretnych zadań zakupowych na podstawie kryteriów kosztu, jakości wyniku i czasu pracy.
Walidacja: Test teoretyczny jednokrotnego wyboru (15 pytań) oraz indywidualne zadanie praktyczne (samodzielne przygotowanie zestawienia porównawczego ofert i szkicu korespondencji z dostawcą przy użyciu AI) – próg zaliczenia 75% łącznej punktacji.