Automatyzacja obsługi poczty firmowej z AI: kategoryzacja, szkice odpowiedzi i eskalacje
16 h (2 dni) · stacjonarna/zdalna · 1 900,00 zł/os. przed dofinansowaniem · szkolenie zgodne ze standardem BUR — kartę usługi rejestrujemy przy starcie grupy
O szkoleniu
W wielu firmach skrzynka e-mail to wąskie gardło: pracownicy ręcznie sortują wiadomości, po kilkanaście razy dziennie piszą podobne odpowiedzi, a ważne zgłoszenia — reklamacja, pytanie kluczowego klienta, sprawa wymagająca decyzji przełożonego — giną w zalewie korespondencji. Skutkiem są wydłużony czas reakcji, przeciążeni pracownicy i niezadowoleni klienci, mimo że większość tych zadań da się dziś częściowo zautomatyzować.
Po szkoleniu uczestnik samodzielnie skonfiguruje kategoryzację przychodzącej poczty (typ sprawy, priorytet, nadawca), przygotuje prompty i szablony generujące trafne szkice odpowiedzi w tonie firmy, zaprojektuje ścieżkę eskalacji spraw wymagających człowieka oraz wdroży taką automatyzację na przykładzie skrzynki zespołowej — z zachowaniem zasad bezpieczeństwa danych i RODO.
Szkolenie ma charakter warsztatowy: prowadzone jest na realnych typach wiadomości i, w miarę możliwości, na przykładowych danych i skrzynkach uczestników, tak aby każdy wyszedł z gotowym, działającym scenariuszem automatyzacji, a nie wyłącznie teorią. Zajęcia prowadzi trener-praktyk z doświadczeniem we wdrażaniu narzędzi AI i automatyzacji w firmach z sektora MŚP.
Program
Dzień 1 8 h:
- Moduł 1: Analiza obecnego procesu obsługi poczty firmowej i mapowanie typów wiadomości 2 h — E1
- Moduł 2: Kategoryzacja wiadomości e-mail z użyciem AI — konfiguracja reguł, etykiet i priorytetów 2 h — E1
- Moduł 3: Tworzenie szkiców odpowiedzi z AI — prompty, szablony i dopasowanie do tonu marki 2 h — E2
- Moduł 4: Bezpieczeństwo danych, RODO i ograniczenia AI (błędy, halucynacje) w korespondencji firmowej 2 h — E5, E7
Dzień 2 8 h:
- Moduł 5: Projektowanie procesu eskalacji — reguły przekierowania spraw do właściwej osoby lub zespołu 2 h — E3
- Moduł 6: Automatyzacja skrzynek zespołowych — integracja narzędzia AI z pocztą firmową 2 h — E4, E8
- Moduł 7: Warsztat wdrożeniowy na danych uczestników — konfiguracja własnego scenariusza automatyzacji 2 h — E4, E8
- Moduł 8: Pomiar efektywności automatyzacji (KPI), test wiedzy i zadanie praktyczne podsumowujące 2 h — E6, walidacja
Dla kogo
Pracownicy i kierownicy działów obsługi klienta, sekretariatów, recepcji, sprzedaży i administracji w małych i średnich firmach usługowych, handlowych i produkcyjnych, którzy na co dzień zarządzają skrzynkami firmowymi lub zespołowymi (np. biuro@, kontakt@, zamowienia@, bok@). Szkolenie dedykowane również office managerom i specjalistom ds. obsługi klienta odpowiedzialnym za wdrażanie usprawnień procesowych.
Efekty uczenia się (standard BUR)
- Konfiguruje reguły kategoryzacji wiadomości e-mail oparte na AI (typ sprawy, priorytet, nadawca) dla wybranej skrzynki firmowej.
- Tworzy prompty i szablony generujące szkice odpowiedzi e-mail zgodne z tonem marki i polityką firmy.
- Projektuje proces eskalacji wiadomości wymagających decyzji człowieka (reklamacje, sprawy sporne, klienci VIP) do właściwej osoby lub zespołu.
- Wdraża automatyzację obsługi skrzynki zespołowej (np. biuro@, kontakt@, zamowienia@) z podziałem zadań między AI a pracowników.
- Ocenia jakość i ryzyko wygenerowanych przez AI odpowiedzi (błędy, halucynacje, niezgodność z faktami) przed ich wysłaniem do klienta.
- Mierzy efektywność wdrożonej automatyzacji za pomocą wskaźników KPI (czas odpowiedzi, liczba eskalacji, obciążenie zespołu).
- Stosuje zasady bezpieczeństwa danych i RODO przy przetwarzaniu korespondencji firmowej narzędziami AI.
- Integruje wybrane narzędzie AI z istniejącą skrzynką pocztową firmy, konfigurując połączenie, uprawnienia i scenariusz działania.
Walidacja: Test teoretyczny weryfikujący znajomość zasad kategoryzacji, eskalacji i ochrony danych (RODO) oraz zadanie praktyczne polegające na samodzielnym skonfigurowaniu automatyzacji (kategoryzacja + szkic odpowiedzi + reguła eskalacji) na przykładowej skrzynce. Próg zaliczenia: 75%.