KFS 2026 — kompletny przewodnik po Krajowym Funduszu Szkoleniowym

Opublikowano: 2026-07-19 · Midero S.A.

Rok 2026 przynosi zjednoczone, ustawowe zasady rozdzielania środków na rozwój kompetencji. Krajowy Fundusz Szkoleniowy stawia na nowe technologie, wellbeing i zawody deficytowe. Zobacz, jak skutecznie pozyskać środki na rozwój Twojego zespołu.

KFS 2026 — kto może ubiegać się o dofinansowanie?

Po reformie z 2026 roku zasady dystrybucji środków stały się jednolite ustawowo, co znacząco ułatwia planowanie budżetu szkoleniowego w firmach. Kto jest uprawniony do złożenia wniosku? Przede wszystkim pracodawcy zatrudniający co najmniej jedną osobę na umowę o pracę.

Ważną nowością jest fakt, że osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą (JDG) bez pracowników również mogą korzystać ze wsparcia. W świetle nowych przepisów traktuje się ich na równi z mikroprzedsiębiorcami. Dodatkowo możliwe jest sfinansowanie rozwoju kompetencji osób zatrudnionych na stałych zleceniach lub kontraktach B2B, o ile inwestycja ta wynika z uzasadnionych potrzeb firmy i przyczyni się do jej rozwoju.

Aby spełnić warunki brzegowe, firma musi:

• opłacać składki na Fundusz Pracy przez minimum 6 miesięcy przed złożeniem wniosku (chyba że podmiot jest z tego obowiązku zwolniony z mocy prawa),
• nie posiadać zaległości w ZUS oraz Urzędzie Skarbowym,
• nie znajdować się w trakcie postępowania upadłościowego lub likwidacyjnego.

Ile można zyskać? Limity i poziomy dofinansowania

W 2026 roku zapomnij o starych zasadach dotyczących 100-procentowego dofinansowania czy sztywnego limitu 300%. Poziomy wsparcia zależą teraz od wielkości firmy:

• Mikroprzedsiębiorcy: do 90% kosztów (wkład własny wynosi minimum 10%).
• Małe, średnie i duże firmy: do 70% kosztów (wkład własny minimum 30%).

Należy pamiętać, że konkretne poziomy dofinansowania zawsze określa regulamin naboru danego Powiatowego Urzędu Pracy. Limity kwotowe również uległy istotnej zmianie. Maksymalna kwota dofinansowania na jednego uczestnika wynosi obecnie 200% przeciętnego wynagrodzenia rocznie.

Dodatkowo obowiązuje roczny limit na firmę, liczony w krotnościach przeciętnego wynagrodzenia:

• Mikro: 4×
• Małe: 8×
• Średnie: 12×
• Duże: 14×

Warto mieć na uwadze, że PUP może ustalić niższe limity w swoim regulaminie, dlatego przed rozpoczęciem prac nad wnioskiem warto zweryfikować dostępną pule środków.

Priorytety KFS na 2026 rok — na co warto szkolić?

Środki z KFS 2026 są ukierunkowane na konkretne obszary rozwojowe, co ma na celu dostosowanie kompetencji pracowników do zmieniającego się rynku. Priorytety ministra na ten rok obejmują cztery główne filary:

• Zarządzanie i komunikacja w firmie: ze szczególnym uwzględnieniem prewencji antymobbingowej oraz wellbeing pracowników.
• Zawody deficytowe: wskazane w aktualnym Barometrze Zawodów, co ma na celu łagodzenie luki kompetencyjnej na rynku pracy.
• Nowe procesy i technologie: kluczowy obszar obejmujący szkolenia z zakresu sztucznej inteligencji (AI) oraz umiejętności zielonych.
• Sektor zdrowotny, opiekuńczy i ekonomia społeczna: wsparcie branż o kluczowym znaczeniu społecznym.

Do priorytetów centralnych dochodzą: do 3 priorytetów wojewódzkich, 1 priorytet powiatowy oraz priorytety Rady Rynku Pracy, z których można korzystać w ramach tzw. rezerwy. Dobór odpowiedniego priorytetu do faktycznych potrzeb firmy to klucz do sukcesu i bezproblemowego rozliczenia.

Realizator szkolenia — wymagania i Baza Usług Rozwojowych

Wybór firmy szkoleniowej nie jest dowolny. Realizator musi posiadać obowiązkowy wpis do Bazy Usług Rozwojowych (BUR/PARP). Gwarantuje to, że podmiot przeszedł audyt i spełnia rygorystyczne standardy jakości usług rozwojowych.

Wnioskodawca musi wykazać rozeznanie rynku, co w praktyce oznacza obowiązek porównania minimum dwóch ofert szkoleniowych od różnych realizatorów. Istotny jest również brak powiązań osobowych i kapitałowych między wnioskującą firmą a realizatorem szkolenia.

Co istotne, BUR to system popytowy, w którym działają operatorzy regionalni oferujący bony rozwojowe na poziomie 50-85%. Wsparcie to jest udzielane w ramach pomocy de minimis. Oznacza to, że limit pomocy publicznej dla jednego przedsiębiorcy wynosi 300 tys. EUR w okresie obejmującym 3 lata. Przed złożeniem wniosku o dofinansowanie należy upewnić się, że firma nie wyczerpała tego limitu w ramach innych projektów.

Proces krok po kroku: od wniosku po rozliczenie

Skuteczne pozyskanie dofinansowania wymaga przejścia przez kilka etapów. Oto kompletny proces aplikacyjny:

1. Analiza potrzeb i limitów

Sprawdź dostępny limit środków w PUP, wybierz priorytet szkoleniowy dopasowany do strategii firmy oraz zidentyfikuj pracowników do przeszkolenia.

2. Rozeznanie rynku

Zbierz minimum dwie oferty od realizatorów wpisanych do BUR/PARP. Pamiętaj o weryfikacji braku powiązań kapitałowych.

3. Rejestracja i wniosek

Wniosek składasz wyłącznie elektronicznie przez portal praca.gov.pl. Konieczne jest podanie numerów PESEL wszystkich uczestników szkolenia. Wypełnij wniosek precyzyjnie, opisując cele szkolenia i jego wpływ na rozwój firmy.

4. Realizacja szkolenia

KFS finansuje: kursy, studia podyplomowe, egzaminy certyfikujące, badania lekarskie niezbędne do odbycia szkolenia oraz ubezpieczenie NNW. Należy pamiętać, że system nie przewiduje dofinansowania kosztów dojazdów, noclegów czy zakupu sprzętu.

5. Utrzymanie zatrudnienia

Po zakończeniu szkolenia obowiązuje utrzymanie zatrudnienia uczestnika przez okres wskazany w umowie. Jest to warunek sine qua non, realizowany pod rygorem zwrotu wszystkich otrzymanych środków.

6. Rozliczenie

Ostatni krok to złożenie dokumentów potwierdzających realizację szkolenia, frekwencję oraz poniesienie kosztów. Pamiętaj o terminowym opłaceniu wkładu własnego.

Co dalej?

Krajowy Fundusz Szkoleniowy w 2026 roku to doskonała okazja na inwestycję w sztuczną inteligencję, kompetencje miękkie czy umiejętności zielone, ale wymaga precyzyjnego przygotowania dokumentacji. Zmiana przepisów, nowe limity kwotowe oraz konieczność wykazania rozeznania rynku mogą być wyzwaniem czasochłonnym.

Jeśli chcesz uniknąć błędów we wniosku i maksymalnie wykorzystać dostępne środki na rozwój kompetencji swoich pracowników, zapraszamy do współpracy. Zarezerwuj bezpłatną konsultację z naszym ekspertem od dofinansowań szkoleń, a przeprowadzimy Cię przez cały proces aplikacji o KFS 2026 — od analizy potrzeb po bezproblemowe rozliczenie.

Najczęstsze pytania

Czy osoba prowadząca jednoosobową działalność bez pracowników może skorzystać z KFS w 2026 roku?

Tak, nowość w 2026 roku pozwala osobom prowadzącym JDG bez pracowników na ubieganie się o dofinansowanie. W świetle przepisów są oni traktowani na równi z mikroprzedsiębiorcami.

Czy dofinansowanie z KFS 2026 obejmuje koszty dojazdów i noclegów?

Nie, obecny system nie finansuje kosztów dojazdów, noclegów ani zakupu sprzętu. Środki można przeznaczyć wyłącznie na kursy, studia podyplomowe, egzaminy, badania lekarskie niezbędne do szkolenia oraz ubezpieczenie NNW.

Co oznacza obowiązek utrzymania zatrudnienia po szkoleniu KFS?

Pracodawca musi utrzymać zatrudnienie pracownika, który przeszedł szkolenie, przez okres wskazany w umowie o dofinansowanie. Niespełnienie tego warunku skutkuje koniecznością zwrotu otrzymanych środków.

Jakie są limity pomocy de minimis w ramach KFS?

Wsparcie z KFS udzielane jest w ramach pomocy de minimis, co oznacza limit 300 tys. EUR na przedsiębiorcę w okresie obejmującym 3 lata. Limit ten dotyczy całokształtu otrzymanej pomocy publicznej.

Czytaj dalej

• Mikrofirma i JDG? Po reformie 2026 masz do 90% z KFS — jak to działa
• KFS czy bony rozwojowe? Które dofinansowanie wybrać dla swojej firmy
• Jak napisać wniosek KFS, który dostanie dofinansowanie — 9 zasad
• 10 błędów, przez które urzędy odrzucają wnioski KFS
• Priorytety KFS 2026 — jak wpisać wniosek w priorytety ministra i regionalne